Canal de denuncias
Solutraf L&A tiene un firme compromiso con el cumplimiento de la legalidad, los principios éticos y las normas internas de la compañía. Por este motivo, se ha establecido una Política de Denuncias que tiene por objeto fomentar y garantizar un entorno de trabajo ético y seguro, donde los empleados y terceros puedan denunciar cualquier conducta contraria a la legalidad o a los principios éticos de la compañía. La presente Política de Denuncias establece los procedimientos y medidas que deben seguirse en caso de recibir una denuncia, garantizando la confidencialidad y protección de los denunciantes y de las personas denunciadas. Asimismo, se busca prevenir, detectar y corregir cualquier conducta que pueda dar lugar a la comisión de delitos o infracciones legales.
En caso de recibir una denuncia, Solutraf L&A se compromete a investigar diligentemente los hechos reportados y a tomar las medidas oportunas en cumplimiento de sus responsabilidades legales y éticas. Los denunciantes pueden comunicar las irregularidades a través de este buzón de denuncias, así como a través del envío de un correo electrónico a la dirección XXXXXdenuncia@solutraf.comXXX o por correo postal dirigido al Comité de Ética de Solutraf L&A, XXXdirecciónXXX
Para que la denuncia sea tramitada, es necesario que el denunciante aporte información suficiente para permitir la identificación de la conducta denunciada y del sujeto denunciado. Asimismo, deberá proporcionar una descripción detallada de los hechos, incluyendo fecha, lugar y circunstancias, así como cualquier prueba documental que permita sustanciar la denuncia. El Comité de Ética de Solutraf L&A será el encargado de la recepción y gestión de las denuncias recibidas. Los miembros de este comité, que actuarán con la máxima diligencia y confidencialidad, evaluarán la información recibida y decidirán si la denuncia es susceptible de investigación y, en su caso, iniciarán una investigación interna. En caso de que la denuncia sea fundada, se tomarán las medidas oportunas en cumplimiento de las obligaciones legales y éticas de la empresa. Los denunciantes serán informados de las medidas tomadas en un plazo razonable y podrán, en cualquier momento, solicitar información sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas. Además, se garantiza el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales. En definitiva, el buzón de denuncias de Solutraf L&A se configura como un instrumento esencial para la detección y prevención de cualquier tipo de irregularidad o conducta contraria a la legalidad o a los valores éticos de la empresa, y representa un compromiso más de la empresa con la transparencia, la integridad y la responsabilidad social.
El canal de denuncias se facilita como mecanismo objetivo y eficaz para que cualquier persona que se relacione con Solutraf L&A pueda informar de:
Cualquier hecho, indicio, irregularidad, riesgo o conocimiento de posibles delitos en el ámbito y operatividad de Solutraf L&A.
Cualquier acción contraria a las políticas, protocolos y procedimientos internos, especialmente el Código ético o de conducta, que Solutraf L&A tenga instaurados en materia de compliance penal.
Cualquier indicio, sospecha o evidencia de comportamiento no ético, discriminatorio, contrario a la igualdad de las personas y posible acoso laboral y/o sexual.
Cualquier operación sospechosa, incidencia o riesgo en materia de “prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo”, fraude, corrupción o existencia de conflictos de interés.
Todas otras acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
Cualquier duda en relación con la normativa interna instaurada en materia de compliance penal.
Los hechos denunciados deben ser ciertos y, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada es correcta.
Dicho canal, ha sido implementado como elemento clave e idóneo para la supervisión, control y prevención, en el ámbito del cumplimiento ético y normativo, con el propósito de promover una cultura de transparencia, ética y libre de conductas de corrupción, fraude o incumplimientos administrativos y/o penales, atendiendo a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, “de protección de informantes”. En este sentido, Solutraf L&A cuentan con una Política que enuncia y explica los principios generales en materia del sistema interno de información y defensa del informante y garantiza, entre otros, la confidencialidad, la protección de los informantes y la tramitación establecidos en la ley 2/2023, de 20 de febrero, así como los derechos del denunciante y del denunciado.
Además, existe un procedimiento de gestión, tramitación, investigación y resolución de denuncias mediante el que se procura asegurar, durante todo el proceso de vida de la denuncia, la protección del denunciante y la privacidad de las personas involucradas, además de la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia.
El presente canal proporciona un medio confidencial y seguro para que cualquier persona que se relacione con nosotros pueda denunciar cualquier actividad sospechosa o ilegal sin temor a represalias.
Este canal no se podrá utilizar para llevar a cabo denuncias con las siguientes características:
Denuncias falsas.
Denuncias que muestren mala fe de forma manifiesta (ej. Denuncia presentada varias veces con diferente relato de hechos).
Denuncias no fundadas o sin indicios concretos o determinados (ej. ‘Me parece sospechosa la actuación de X, me hace dudar de su actuación conforme a la ley’).
Denuncias genéricas por no incluir el conjunto de datos que se consideran mínimos para las denuncias: conductas realizadas, fecha/s en las que tuvieron lugar los hechos y tipología de normativa incumplida (ej. ‘Un compañero lleva a cabo malas prácticas de comercialización). Asimismo, en el caso que una denuncia verse específicamente sobre el contenido de un fichero/documento y éste no sea aportado en la denuncia.
Denuncias sobre hechos no denunciables por no suponer ningún ilícito o incumplimiento ético (ej. Falta de higiene de un compañero).
Denuncias relativas a hechos que se encuentren en sede judicial.
En todo caso, el canal cumple y respeta Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Por ello, se conservarán los datos personales relativos al Canal de Denuncias durante el plazo estrictamente necesario y nunca se conservarán datos personales, relativos a este tratamiento, durante por un plazo superior a 10 años.